Materi UAS Komunikasi Kelompok

TEKNIK PEMECAHAN MASALAH KEL KECIL

Enam Pertanyaan Jurnalis

Pola ini paling sering digunakan oleh wartawan untuk mengidentifikasikan fakta-fakta kunci ketika mereka menulis suatu berita mengenai kejadian tertentu. Who, What, When, Where, Why, dan How. dapat menghasilkan analisis yang lebih rinci dan kompleks mengenai tugas, masalah ataupun tujuan.

6M Analisis

Kesulitan (Masalah, Hambatan)

Machinery (Mesin)

Manpower (Tenaga Kerja)

Materials (Bahan)

Methods (Metode)

Minutes (Waktu)

Money (Uang)

Pemecahan masalah berorientasi pertanyaan :

a.      Format Solusi Ideal

kelompok akan menjawab pertanyaan untuk membantu mereka mengidentifikasi solusi yang paling ideal.

·         apakah semua anggota kelompok setuju dengan inti masalah?

·         solusi manakah yang dianggap paling ideal di antara solusi yang tersedia?

b.      Format Pertanyaan Tunggal

·         Apa pertanyaan yang jawabannya kelompok perlu tahu dalam rangka untuk mencapai tujuannya?

·         Asumsikan bahwa jawaban dari sub-pertanyaan adalah benar, apakah solusi terbaik untuk masalah tersebut?

KEPEMIMPINAN

Apa Itu Kepemimpinan?

sikap yang mempengaruhi, memimpin, atau mengontrol sebuah kelompok.

Perspektif Sifat

            pintar, percaya diri, sikap antusias, kemampuan bersosialisasi, dan keadilan. aspek fisik = figure yang besar, enak dilihat, lebih aktif, dan lebih enerjik. Buku ini menganggap bahwa perspektif sifat sebagai perspektif yang kuno.

Perspektif Fungsional

Kepemimpinan berorientasi tugas

-          Inisiatif

-          Koordinasi

-          Penyimpulan

-          Elaborasi mencetuskan ide dan bisa merealisasikannya.

Kepemimpinan berorientasi proses

-          Melepaskan amarah / stress Ketika stress, ide susah untuk mengalir yang menyebabkan kinerja menurun. butuh hiburan. Seorang pemimpin bisa menghibur anggota

-          Gate keeping ; Dalam diskusi kelompok kadang 1-2 orang mendominasi pembicaraan sementara anggota lain hanya mendengarkan. Gate keeper menjaga kelangsungan diskusi.

-          Pujian ; Orang suka pekerjaannya dipuji banyak orang = meningkatkan kinerja, aspirasi, dan kepercayaan dirinya.

-          Mediasi ; Untuk meredakan konflik.

           

Perspektif Situasional

Tipe kepemimpinan

-          otoriter à sangat mementingkan posisi kecerdasan dan perilaku yang super sehingga hanya pemimpin yang berhak membuat keputusan, memberi perintah, dan mengontrol semua kegiatan.

-          demokrasi à memiliki kepercayaan pada kelompoka dan selalu mencoba melibatkan anggota untuk membuat keputusan (musyawarah).

-          laissez-faire à pemimpin tipe ini tidak menganggap diri mereka lebih baik atau lebih buruk dibandingkan anggota lainnya sehingga dia akan mencoba untuk menghindari sikap dominasi dalam kelompok.

Kesimpulan :

-       kelompok pemimpin demokrat umumnya lebih puas dan dapat berfungsi secara positif dan lebih teratur.

-       kelompok pemimpin otoriter lebih agresif atau apatis.

-       anggota kelompok demokratis lebih puas dari laissez-faire; mayoritas anggota kelompok lebih menyukai model demokratis dibandingkan otoriter walaupun ada juga.

-       kelompok otoriter menghabiskan lebih banyak waktu demi produktivitas pekerjaan namun hanya pemimpinnya saja yang hadir.

MEETING

Meeting Skills in Organizations

Pertemuan  atau rapat itu biasanya bersifat membosankan, hal ini dikarenakan manajemen rapat itu tidak dikoordinir dengan baik oleh ketua ataupun partisipan dari rapat.

1.      Keluar dari subjek

2.      Tidak ada tujuan atau agenda

Memimpin rapat

1.       mengikuti agenda.

2.       tidak berbicara banyak.

3.       Sering meringkas, sehingga anggota menyimpan gambaran kemajuan mereka.

4.       pencatat perkembangan mereka.

Tujuan pertemuan biasanya salah satu dari tiga kategori: 1. Informasi harus berbagi, 2. Masalah harus diskusikan. atau 3. Harus diambil tindakan.

Memimpin Pertemuan Formal

1.             Tentukan kuorum. jumlah minimum orang yang harus hadir.

2.             Membuka pertemuan.

3.             Kendalikan pertemuan.

4.              Memantau debat.

5.             Mengambil suara.

Karakteristik dari Kelompok Efektif

1)      Kejelasan, Mengutamakan Tujuan

2)      Struktur yang Mengarahkan Hasil

3)      Anggota Kelompok yang Kompeten

4)      Komitmen yang Menyatu

5)      Iklim Kolaboratif

6)      Patokan Keunggulan

7)      Dukungan Eksternal

8)      Kepemimpinan yang Berprinsip

KELOMPOK PENGAMBIL KEPUTUSAN

Menurut Hirokawa dan Scheerhorn :

a)   Menilai situasi sekarang

b)   Mengidentifikasi alternatif atau mengidentifikasi tujuan kelompok

c)    Mengidentifikasi konsekuensi positif dan negatif dari alternatif

d)   Memilih alternatif (membuat keputusan)

Karaktersitik dari Kelompok Pemecah Masalah yang Efektif

·      Lihat masalah dari berbagai sudut pandang.

·      Mengumpulkan data dan isu penelitian.

·      Mengevaluasi pendapat dan asumsi lainnya.

·      Gunakan bukti efektif untuk mencapai kesimpulan yang valid.

·      Khawatir untuk tugas kelompok dan perasaan orang lain.

·      Ajukan pertanyaan yang tepat untuk menjaga diskusi di jalurnya.

·      Mencari banyak alternatif atau solusi untuk masalah.

·      Dengarkan argumen minoritas dan pendapat.

·      Uji Solusi untuk melihat apakah mereka memenuhi kriteria sebelum ditetapkan. standar untuk solusi yang dapat diterima. terlaksana dalam anggaran dan waktu.

·      jika kelompok lelah & tidak dapat mencapai solusi = menunda pembahasan.

·      Membuat pernyataan "berkualitas tinggi" kepada kelompok relevan dengan topik.

Awal Meeting:
Leader: 1.        Menetapkan tujuan meeting 2.        Memilih partisipan 3.        Membuat persiapan berhubungan dengan partisipan untuk mengkonfirmasi kesediaan 4.        Menentukan ruang meeting dan menyusun perlengkapan beserta makanan dan minuman 5.        Menyiapkan agenda 6.        Mengundang partisipan dan menyalurkannya 7.        Mendekati langsung non partisipan 8.        Lakukan pemeriksaan terakhir pada ruang meeting	Partisipan: 1.      Blok waktu pada jadwal 2.      Konfirmasi kehadiran 3.      Tentukan peran saat rapat 4.      Tentukan apa yang dibutuhkan leader pada kita saat meeting 5.      Ingatkan partisipan lain 6.      Ketahui tujuan meeting 7.      Tahu di mana dan kapan pertemuannya 8.      Lakukan pekerjaan yang diperlukan
Saat Meeting:
Leader: 1.        Mulai meeting tepat waktu 2.        Ikuti agenda yang sudah dibuat 3.        Atur waktu meeting 4.        Batasi/kontrol diskusi 5.        Dapatkan partisipasi 6.        Klarifikasi tindakan yang harus diambil 7.        Simpulkan hasil meeting	Partisipan: 1.      Dengar dan berpartisipasi 2.      Berpandangan terbuka dan menerima 3.      Fokus pada agenda dan subjek 4.      Batasi/hindari percakapan dan selingan 5.      Ajukan pertanyaan untuk memastikan pemahaman 6.      Catat pada catatan akan apa yang perlu kita lakukan
Setelah Meeting:
Leader: 1.        Kembalikan ruangan ke kondisi semula dan kembalikan peralatan 2.        Evaluasi keefektifan sebagai leader meeting 3.        Kirim keluar evaluasi meeting 4.        Sebarkan memorandum diskusi 5.        Ambil tindakan yang disetujui 6.        Menindaklanjuti hal-hal yang harus dilakukan	Partisipan: 1.      Evaluasi meeting 2.      Meninjau memorandum diskusi 3.      Ringkas yang lain sebagaiman mestinya 4.      Ambil tindakan yang disetujui 5.      Menindaklanjuti hal-hal yang harus dilakukan

YANG HARUS DIHINDARI DALAM RAPAT

a.      Keluar dari topik pembicaraan rapat

b.      Tidak ada tujuan atau agenda rapat

c.       Rapat terlalu lama

d.      Kurang atau tidak memadai dalam mempersiapkan rapat

e.      Tidak meyakinkan

f.        Tidak terorganisir

g.      Ketidakefektifan kepemimpinan / kurangnya kontrol dalam rapat

h.      Informasi yang tidak relevan dalam diskusi

i.        Membuang waktu saat rapat berlangsung

j.        Rapat mulai terlambat

k.       Tidak efektif dalam mengambil keputusan

l.        Interupsi dari dalam dan luar rapat

m.    Dominasi individu

n.      Gaduh, melebih-lebihkan atau menyimpang saat diskusi

o.      Hasil tidak diumumkan atau tidak ada tindak lanjut

p.      Tidak ada orientasi setelah rapat / pembatalan atau penundaan rapat

GAYA KEPEMIMPINAN

Authoritarian	Democratic	Laissez-faire
Segala penentuan kebijakan ditentukan pemimpin	Semua kebijakan tentang diskusi kelompok dan keputusan yang diambil, didukung dan ditegaskan Pemimpin	Kebebasan penuh bagi kelompok atau individu dalam menentukan keputusan (partisipasi pemimpin minim)
Teknik dan langkah aktivitas ditentukan pemimpin, satu per satu, sehingga langkah ke depan selalu sebagian besar pasti	perspektif aktivitas yang diperoleh selama periode diskusi; langkah-langkah umum untuk sketsa tujuan kelompok, dan ketika saran teknis yang dibutuhkan, pemimpin menunjukkan prosedur alternatif	berbagai bahan yang disediakan oleh pemimpin, sehingga jelas ia akan memberikan informasi ketika ditanya, namun tidak mengambil bagian lain dalam diskusi
kerja tugas tertentu dan pendamping kerja dari setiap anggota biasanya ditentukan oleh pemimpin	Anggota bebas bekerja dengan siapapun, pembagian tugas diserahkan kepada kelompok	Nonpartisipsi penuh dari pemimpin
Dominator cenderung menjadi “personal” dalam pujian dan kritikan pada pekerjaan setiap anggota; tetap menjauhkan diri dari partisipsi aktif kelompok kecuali ketika menunjukkan kepemimpinan	Pemimpin “objektif” atau “fact-minded” dalam pujian dan kritikan, mencoba untuk menjadi anggota kelompok pada umunya namun tanpa melakukan banyak perkerjaan.	Jarang, komentar spontan pada aktivitas kecuali ditanyakan; tidak ada upaya untuk menilai atau mengatur jalannya peristiwa

LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYELESAIKAN MASALAH

1.)    Mengidentifikasi dan menentukan masalah

2.)    Menganalisis masalah

3.)    Membuat beberapa kemungkinan solusi

4.)    Pilih solusi terbaik

5.)    Uji dan implementasikan solusi yang dipilih

TIPE KONFLIK

1.)    Pseudo-conflict

Sumber : Ketidakpahaman individu pada masalah

Penyelesaian:

a.      Mintai klarifikasi persepsi pada masalah

b.      Bentuk dukungan daripada suasana membela diri

c.       Terapkan pendengaran aktif:

Berhenti (stop)	Melihat (look)	Berhenti (stop)
Mendengarkan (listen)	Pertanyaan (question)	Mendengarkan (listen)

2.)    Simple-conflict

Sumber : Ketidaksepakatan individu pada tindakan dalam mencapai tujuan

Penyelesaian:

a.      Dengarkan dan klarifikasi persepsi

b.      Pastikan permasalahan jelas pada semua anggota kelompok

c.       Gunakan pendekatan penyelesaian masalah untuk mengatur perbedaan opini

d.      Gunakan fakta daripada pendapat sebagai bukti

e.      Cari alternatif atau berkompromi dengan posisi

f.        Buat konflik menjadi perhatian kelompok daripada perhatian individu

g.      Tentukan konflik mana yang paling penting untuk diselesaikan

h.      Jika mungkin, tunda penyelesaian jika penelitian terhadap masalah dapat dilakukan. Penundaan ini juga membantu meredakan ketegangan

3.)    Ego-conflict

Sumber : Pertahanan ego: Individu percaya ia sedang diserang secara pribadi

Penyelasaian:

a.         Biarkan anggota mengekspresikan perhatian mereka tapi tidak mengijinkan serangan personal

b.         Gunakan pendengaran yang aktif

c.         Mintai waktu untuk pendinginan

d.         Coba untuk menjaga diskusi terfokus pada masalah (simple conflict)

e.         Mendorong pihak untuk mendeskripsikan, bukan mengevaluasi dan menghakimi

f.          Gunakan pendekatan penyelesaian masalah untuk mengatur perbedaan opini

g.         Bicara dengan pelan dan tenang

h.         Kembangkan aturan atau prosedur yang dapat membentuk relasi yang memungkinkan untuk perbedaan kepribadian